1.APARTMAN VE SİTE YÖNETİMLERİ VERBİS’E KAYIT YAPMAKLA YÜKÜMLÜ MÜDÜR ?
Veri sorumlularının kişisel verileri işlemeden önce VERBİS’e kayıt olma zorunluluğu 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile getirilmiştir. Buna dayanılarak çıkarılan yönetmelikte VERBİS’e kayıt konuları açıklanmaktadır.
Gerek Kanunda gerekse yönetmelikte VERBİS’e kayıt olma zorunluluğunun istisnaları düzenlenmiştir. Apartman ve site yönetimleri hakkında çıkarılan 22.07.2020 ve 2020/560 Sayılı Kurul Kararında veri sorumlusunun her olay bazında ayrı ayrı değerlendirilmesi gerektiğine karar verilmiştir. Bu kararda ‘’ Tüm bu açıklamalar doğrultusunda; Kanun’un “veri sorumlusu”na ilişkin getirdiği tanımın, hayatın olağan akışına uygunluğunun sağlanması ve pratikte ortaya çıkan sorunların çözülebilmesi adına geniş yorumlanması gerektiği; bu kapsamda her ne kadar tüzel kişiliği haiz olmasa da kural olarak apartman, site ve benzeri yapılar bakımından veri sorumlusu olarak kat malikleri kurulunun kabul edilebileceği, kat malikleri kurulunun ise Kanun’un veri sorumlusuna yüklediği yükümlülüklerin yerine getirilmesi bakımından bir kişiyi görevlendirebileceği, görevlendirilen bu kişinin yönetici olmasının mümkün olduğu gibi başka bir kat malikinin yahut iradi temsilcinin de olabileceği değerlendirilmekle beraber, uygulamada istisnai durumların da ortaya çıkabileceği gözetilerek nihai olarak kişisel veri işleme faaliyetinde veri sorumlusu sıfatını haiz olanların belirlenmesi için; her somut hadise açısından kişisel veri işlenmesine ilişkin kararları alan, veri kayıt sistemlerini kuran, uhdesinde bulunduran ve yöneten birimlerin tespit edilmesinin gerektiği’’ değerlendirmelerine yer verilmiştir.
Veri sorumlusunun kim olduğunun tespiti VERBİS’e kayıt zorunluluğu olup olmaması açısından önem arz etmektedir. Yazımızın konusu olan Apartman ve Site Yönetiminin bir gerçek ya da tüzel kişiliğe devredilmesi durumunda VERBİS’e kayıt zorunluluğunun olup olmaması bazı ölçütler baz alınarak belirlenir. 19.07.2018 ve 2018/87 Sayılı Kurul Kararı bu ölçütleri belirlemeye yöneliktir. Bu karara göre ‘‘Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanların Sicile kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmasına karar verilmiştir. ‘’
Bu karar gereğince;
1.Yıllık çalışan sayısı 50’den az olan
2.Yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan
3. Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayan veri sorumlularının VERBİS’e kayıt olma zorunluluğu yoktur.
Ancak VERBİS’e kayıt olmamak veri sorumlularının, apartman sakinlerinin kişisel verilerini dilediği gibi işleyebileceği , bunları 3.kişilere aktarabileceği anlamına gelmemektedir. 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile tüm veri işleyenlere yükletilen yükümlülükler, Apartman ve Site Yönetimleri açısından da geçerlidir.
2.APARTMAN SAKİNLERİNİN HANGİ KİŞİSEL VERİLERİ İŞLENEBİLİR ?
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun amacı 1.maddede, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek olarak kabul edilmiştir. Bu nedenle veri sorumlusu tarafından İŞLEMEYİ GEREKTİRMEYEN KİŞİSEL VERİLER İŞLENMEMELİDİR. Zira kişisel verilerin işlenmesinde hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme kurallarına uygun davranılmak zorundadır.
Apartman ve site yönetimiyle ilgisi olmayan kişisel verilerin işlenmesi durumunda kanuna aykırılık söz konusu olur. Örneğin apartman sakinlerinin sağlık durumu , cinsel yaşamı , dini görüşü İŞLENMESİNE GEREK OLMAYAN kişisel verilerdendir. Bu nedenle Apartman ve Site Yönetimi HANGİ KİŞİSEL VERİLERİ NE AMAÇLA İŞLEYECEĞİNİ kişisel veri sahibine bildirmek zorundadır.
1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanununa göre apartman ve site yönetimi , konutta kalan kişilerin kimlik bilgilerini kaydetmek ve gerektiğinde devlet makamlarına vermekle yükümlüdür.
3.KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEMEDE AÇIK RIZA HER ZAMAN ZORUNLU MUDUR?
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5.maddesinde kişisel verilerin işlenmesi açık rızanın varlığına bağlanmıştır. Ancak maddenin devamında açık rıza olmadan kişisel verilerin işlenmesi düzenlenmiştir. Buna göre Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:
a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
Apartman ve Site Yönetimi bakımından en önemli istisna hali kanunlarda açıkça kişisel verilerin işleneceği hallerdir. Özellikle 1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu ile 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu gereği bazı kişisel verilerin işlenmesi gerekmektedir. Bu durumlarda kişisel veri sahibinin AÇIK RIZASI OLMAKSIZIN KİŞİSEL VERİLER İŞLENEBİLİR. Ancak bu durum , veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz .
6.maddede düzenlenen özel nitelikli kişisel veriler ise AÇIK RIZA OLMAKSIZIN işlenemez. 5.maddenin 2.fıkrasında düzenlenen ve açık rızanın istisnaları olarak düzenlenen yukarıdaki haller 6.madde için uygulanamaz.
4.AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ NEDİR ?
Aydınlatma yükümlülüğü veri sorumlusunun kişisel veri sahibini bilgilendirme yükümlülüğü olarak tanımlanabilir. Bu husus 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10.maddesinde şu şekilde düzenlenmiştir :
Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere;
a)Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
c) İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
ç) Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
d) 11 inci maddede sayılan diğer hakları, konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu bu hususları açıklamak için 10 Mart 2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmi Gazete’de Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’i yayınlamıştır .
Gerek açık rıza ile kişisel veriler işlenmesi durumunda gerekse açık rızayı gerektirmeyecek hallerin gerçekleştiği durumlarda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir. UNUTULMAMALIDIR Kİ AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN YERİNE GETİRİLMESİ, İLGİLİ KİŞİNİN TALEBİNE BAĞLI DEĞİLDİR. AYRICA AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜN YAPILDIĞINA İLİŞKİN İSPAT YÜKÜ VERİ SORUMLUSUNUN ÜZERİNDEDİR.
Aydınlatma yükümlülüğü açık , sade ve anlaşılır bir dil kullanılarak yerine getirilmelidir.
Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerden hangisiyle elde edildiği açık bir şekilde belirtilmelidir.
Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında, kişisel verilerin aktarılma amacı ve aktarılacak alıcı grupları belirtilmelidir.
5.KİŞİSEL VERİLERİN AKTARIMI NE ANLAMA GELİR ?
Kişisel verilerin aktarımı , veri sorumlusunun dışındaki kişilere kişisel verilerin verilmesidir. Kişisel verilerin aktarılması Kanunun 8.maddesi gereği kişilerin açık rızasının varlığına bağlıdır. Ancak işlemede olduğu gibi aktarmada da açık rızanın aranmayacağı bazı haller vardır . Bu haller :
a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin aktarmasının gerekli olması.
ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri aktarmasının zorunlu olması.
f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri aktarmasının zorunlu olması
g) Yeterli önlemlerin alınması halinde sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın aktarılabilir .
Apartman ve site yönetimleri özellikle avukat ve muhasebecilere kişisel verileri aktarmaktadır. Bu durumda bazı durumlarda kanunlardan kaynaklanan bazı durumlarda ise veri sorumlusunun meşru menfaati söz konusu olur. Bu durumda kişisel veriler , ilgili kişinin açık rızasına gerek olmaksızın aktarılabilir.
6.APARTMAN YÖNETİMİNİN AİDAT BORCU OLANLAR LİSTESİNİ YAYINLAMASI HUKUKA UYGUN MUDUR?
Apartman yönetiminin bu şekilde hareket etmesi ÖLÇÜLÜLÜK ilkesine aykırılık oluşturmaktadır. Bu nedenle Kişisel Verilerin Korunması Kanununun ihlali söz konusu olur.
Borçlarını ödemeyen kat maliklerine ya da kiracılara özel olarak borçları hatırlatıldıktan sonra haklarında icra takibi başlatılabilir. Bu durumda avukatlara kişisel verilerin aktarılması hukuka aykırı değildir.
Stajyer Avukat Sema Nur Deveci
Avukat Sema Nur Deveci
Reşit Hukuk & Danışmanlık
